Rekisteriseloste - asiakasrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Kunta-asunnot Oy (y-tunnus: 1656611-3)
Toinen linja 14,
00530 Helsinki
Puh. (09)771 2777

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Vuokrauspäällikkö
Toinen linja 14,
00530 Helsinki
Puh. (09)771 2777
tietosuoja@kas.fi

3. Rekisterin nimi

Kunta-asunnot Oy:n asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu yrityksen oikeutettuun etuun ja/tai asiakassuhteeseen, muuhun asialliseen yhteyteen, asiakkaan antamaan suostumukseen, asiakassuhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten mm:

- asiakkaan tietojen ylläpito
- vuokrareskontran ylläpito
- asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt
- asuntojen kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa oleville huoltoyhtiöille
- vuokrasaatavien ja muiden huoneenvuokrasaatavien perintä
- vuokrasopimusten päättäminen
- Asiakasviestinnän lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, suositeltavista asiakkaista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista:

Perustiedot, kuten

- nimi
- henkilötunnus
- yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
- sukupuoli

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten

- asiakasnumero
- asiakkuuden alkupäivämäärä
- samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä
- samassa taloudessa asuvan avio- tai avopuolison etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus
- kaikkien samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
- rekisteröidyn suostumuksella samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
- tieto kanssahakijan rekisteröidylle antamasta luvasta itseään koskevien tietojen antamiseksi rekisterinpitäjälle
- tieto mahdollisesta edunvalvojasta
- tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta sekä laadusta
- tulo- ja varallisuustiedot
- luottotiedot
- velkajärjestelytieto
- perintätieto
- asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot
- asunnon tarvetta koskevat tiedot
- vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot sekä vuokrasuhteen päättämiset
- alaikäisen vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen huoltajan yksilöintitiedot
- reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot
- rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
- pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen liittyen
- suoramarkkinointiluvat ja kiellot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa vuokra-asuntohakemuslomakkeesta, sähköisistä palveluista.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän muista henkilörekistereistä, irtisanoutuvilta asiakkailta,
rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Asuntohakemuksen jättäneen henkilön tiedot säilytetään kuuden vuoden ajan siitä, kun asiakas on viimeksi jättänyt hakemuksen, jollei asiakas ole tehnyt vuokrasopimusta.

Vuokrasopimukseen perustuvia tietoja voidaan säilyttää kymmenen vuotta siitä, kun vuokrasopimus on päättynyt ja vuokrasuhteeseen liittyvät velvoitteet ovat puolin ja toisin loppuun suoritetut. Sama säilytysaika koskee kaikkia asunnossa asuvia/asuneita henkilöitä ja mm. puhelutallenteita ja muuta asiakkaan kanssa käytyä vuoropuhelua/viestintää.

8. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta KAS asuntojen ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi KAS asuntojen puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa, huolto, vartiointi- ja lukkoliikkeelle sekä sähkö- ja tietoverkkotoimittajille asumiseen liittyvien palveluiden toimittamiseksi.

Mikäli asunnon omistajaksi tulee KAS asuntojen ulkopuolinen taho, voi KAS asunnot luovuttaa asunnon uudelle omistajalle vuokrasuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot.

Tietoja voidaan tarvittaessa siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojaus

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

10. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Henkilö voi käyttää tarkastusoikeuttaan kerran vuodessa maksutta. Jos tarkastuspyynnöt olisivat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti tai jos pyydetään useampia jäljennöksiä, peritään pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu 80 euroa kerralta tai kieltäydymme pyynnön toteuttamisesta.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.