Kunta-asunnot -konsernin rekisteriseloste, asiakasrekisteri

Henkilötietolaki (523/99) 10 §

Laatimispäivä 31.10.2016

1. Rekisterinpitäjä

Kunta-asunnot -konserni

Toinen linja 14 00530 Helsinki

puh. 09 771 2777

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja Laura Laine

Toinen linja 14, 00530 Helsinki

Puh. 09 771 2777

3. Rekisterin nimi

Kiinteistö-, asiakas- ja vuokrareskontrajärjestelmä Tampuuri sekä Kunta-asunnot -konsernin asiakaspuhelutallenteiden rekisteri.

4. Rekisterin pitämisen peruste

Asiakassuhde ja vuokraustoiminta, vuokrareskontran ylläpito.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus

Kiinteistöjen kunnossapito ja vuokrasopimusten hallinta:
Asiakkaan henkilötietoja tarvitaan huoneistoihin liittyvissä vikailmoitus-, korjaus-, tarkastus- ja vaihtotilanteissa sekä vuokrasopimusten hallinnassa.

Huoneistojen markkinointi ja asiakassuhteiden hoito:
Asiakkaan henkilötietoja tarvitaan markkinointi- ja kanta-asiakasohjelman perustietojen ylläpidossa.

Vuokrareskontran hoito:
Asiakkaan henkilötietoja tarvitaan vuokrien laskutuksessa ja perinnässä.

Asiakaspuhelutallenteet:

Rekisteröityjä tietoja käytetään asiakaspuheluiden sisällön todentamiseen. Tietoja voidaan hyödyntää myös Kunta-asunnot -konsernin asiakaspalvelun kehittämiseksi mm. henkilöstön koulutuksessa.

6. Rekisterin tietosisältö

Kiinteistö-, asiakas- ja vuokrareskontrarekisteri Tampuuriin voidaan tallentaa vuokrahakijoista, vuokralaisista, kanssavuokralaisesta, yhteismaksajasta, muista asumaan tulevista henkilöistä ja mahdollisista asunnonostajista seuraavia tietoja:

Vuokralaisen nimi, henkilötunnus, henkilötunnuksen puuttuessa matkustusasiakirjan tunnistetieto, kuten passin numero, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, edunvalvontatieto, työssäkäynti, työsuhteen kesto ja laatu, tulo- ja varallisuustiedot, luottotiedot, nykyistä asuntoa koskevat tiedot, asunnon tarvetta koskevat tiedot, siviilisääty, vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot, kontaktitiedot ja osallistuminen vuokranantajan järjestämään toimintaan sekä suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.

Mahdollisen kanssavuokralaisen nimi, henkilötunnus, henkilötunnuksen puuttuessa matkustusasiakirjan tunnistetieto, kuten passin numero, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, edunvalvontatieto, työssä käynti, työsuhteen kesto ja laatu, siviilisääty, tulo- ja varallisuustiedot, luottotiedot, nykyistä asuntoa koskevat tiedot, vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot, kontaktitiedot ja osallistuminen vuokranantajan järjestämään toimintaan.

Mahdollisten muiden asumaan tulevien henkilöiden nimet ja syntymäajat.

Asiakaspuhelutallenteiden rekisteriin voidaan tallentaa Kunta-asunnot -konsernin asiakaspalvelunumeroihin soitetut puhelut. Tallentaminen alkaa puheluun vastaamisesta ja päättyy puhelun katkaisemiseen. Puheluista tallennetaan seuraavia tietoja:

  • puhelun aloitusaika
  • puhelun kesto
  • puheluun vastanneen työntekijän nimi
  • puhelun aikana käyty keskustelu äänitallenteena.
7. Säännönmukaiset tietolähteet

Vuokra-asuntohakemuslomake liitteineen sekä vuokrasopimus.

Tietoja päivitetään mm. ilmoitusten ja vuokrasuhteen aikaisten tapahtumien perusteella.

Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös väestörekisteristä.

Luottotietoja kerätään ja päivitetään Suomen asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.

Asiakaspuhelutallenteiden rekisterin tiedot ovat peräisin asiakkaiden puheluista Kunta-asunnot -konsernin asiakaspalvelunumeroihin.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tästä rekisteriselosteesta ilmeneviä tietoja ei luovuteta Kunta-asunnot -konsernin ulkopuolelle, pois lukien Kunta-asunnot -konsernin puolesta jotain vuokrausliiketoiminnan tai perinnän osaa suorittavat sopimuskumppanit sekä ne tahot, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto / säilytyspaikka ja suojaaminen: Aineisto säilytetään lukitussa ja valvotussa tilassa.

B. Tampuuriin tallennetut tiedot / rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus: Tietoihin on pääsy vain nimetyillä Kunta-asunnot -konsernin nimeämillä henkilöillä. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille tehtävä-kohtaiset käyttöoikeudet. Tiedot on talletettu keskitetysti lukitussa ja valvotussa tilassa.

C. Asiakaspuhelutallenteiden rekisterin tietoihin on pääsy vain nimetyillä Kunta-asunnot -konsernin työntekijöillä. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää tietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille tehtäväkohtaiset käyttöoikeudet. Tiedot on talletettu keskitetysti lukitussa ja valvotussa tilassa.

10.Tarkastusoikeus

Asiakkaalla ja asiakaspuheluun vastanneella Kunta-asunnot -konsernin työntekijällä on oikeus tarkistaa rekisteristä itseään koskevat tiedot. Hän voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Kirjalliset tarkastuspyynnöt pyydämme toimittamaan Kunta-asunnot Oy:n asiakaspalveluun osoitteella Toinen linja 14, 00530 Helsinki.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti kahden viikon kuluessa pyynnön esittämisestä.

11. Tiedon korjaaminen

Asiakas voi pyytää virheellisen tiedon korjaamista, jolloin rekisterinpitäjä päättää tiedon korjaamisesta. Hakemuksessa havaitun virheellisen tiedon voi rekisterinpitäjä korjata saatuaan oikean tiedon hakijalta.

12. Rekisteröidyn informointi

Vuokra-asuntohakemuslomakkeessa on ilmoitettu siitä, että häntä koskevat tiedot tullaan rekisteröimään kiinteistö-, asiakas- ja vuokrareskontra-järjestelmä Tampuuriin. Lisäksi vuokra-asuntohakemuslomakkeessa on ilmoitettu, että rekisteriseloste on nähtävänä Kunta-asunnot -konsernin palvelupisteissä ja Kunta-asuntojen internetsivulla www.kas.fi.

Puheluiden tallentamisesta informoidaan Kunta-asunnot -konsernin asiakaspalvelunumeroihin soitettujen puheluiden alussa.